3.1 Beim Besuch der Website (5base.de)

Beim Aufruf der Seiten 5base.de und 5base.de/wiki.html werden vom Webserver des Hostingproviders technisch notwendige Server-Logs erfasst:

• IP-Adresse (gekürzt bzw. anonymisiert)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene URL und HTTP-Statuscode
• Browser-Typ, Sprache und Betriebssystem
• Referrer-URL (falls vorhanden)

Zweck: Bereitstellung der Website, Stabilität, Fehleranalyse, Sicherheit (z.B. Erkennung von DDoS-Angriffen).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb).
Speicherdauer: Server-Logs werden nach maximal 7 Tagen automatisch gelöscht, soweit nicht aus Sicherheitsgründen länger erforderlich.

3.2 Eingebundene Drittanbieter (Schriften & Icons)

Die Website lädt Schriften (Google Fonts) und Icons (Font Awesome via Cloudflare) von externen Servern. Dabei wird beim ersten Aufruf deine IP-Adresse an Google bzw. Cloudflare übermittelt.

• Google Fonts — Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland
• Font Awesome (Cloudflare CDN) — Anbieter: Cloudflare Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA

Zweck: Einheitliche und schnelle Darstellung der Schriften und Icons.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung über den Cookie-/Consent-Banner).
Speicherdauer: Wird allein durch den Drittanbieter bestimmt. Auf die Verarbeitung dort haben wir keinen Einfluss.

3.3 Login & Dashboard (dashboard.5base.de)

Wenn du dich am Dashboard anmeldest, wird der OAuth2-Mechanismus von Discord genutzt. Dabei werden folgende Daten von Discord übermittelt und verarbeitet:

• Discord-User-ID
• Discord-Username (inkl. Tag bzw. Discriminator)
• Discord-Avatar-URL
• Liste deiner Discord-Server (nur die ID, der Name und die Berechtigungen — zur Anzeige der verwaltbaren Server)

Diese Daten werden in einer Server-Session auf unserem Hostsystem gespeichert. Ein technisch notwendiges Session-Cookie (connect.sid) wird in deinem Browser gesetzt, damit du eingeloggt bleibst.

Zweck: Authentifizierung, Bereitstellung der Dashboard-Funktionen, Zuordnung von Konfigurationsänderungen zu deinem Discord-Account.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung — Bereitstellung des Dashboards).
Speicherdauer: Session-Cookies werden bei Logout oder spätestens nach 30 Tagen Inaktivität gelöscht.

3.4 Bot-Daten (Discord-Server-Konfigurationen)

Wenn du den FiveBase-Bot auf deinem Discord-Server einsetzt, werden Konfigurations- und Funktionsdaten gespeichert, die für den Betrieb der Bot-Funktionen erforderlich sind:

• Discord-Server-ID und Server-Name
• Öffentlich sichtbare Serverdaten für Referenz- und Vorschauzwecke, sofern der Server FiveBase nutzt
• Konfigurierte Rollen-, Channel- und Kategorie-IDs
• Modul-Einstellungen (Stempelsystem, Tickets, Moderation usw.)
• Stempel-Daten (Dienstzeiten der Mitarbeiter)
• Personalakten, Urlaubseinträge, Verwarnungen, Abmahnungen
• Ticket-Inhalte und Bewerbungs-Antworten
• Discord-User-IDs der von Bot-Aktionen betroffenen Personen

Zweck: Bereitstellung der vom Server-Administrator konfigurierten Bot-Funktionen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung gegenüber dem Server-Administrator), bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des jeweiligen Server-Betreibers an Personalverwaltung).
Verantwortlich für die Daten innerhalb eines Servers: Der jeweilige Server-Administrator. Wir stellen lediglich die technische Infrastruktur bereit.
Speicherdauer: Solange der Bot auf dem Server eingesetzt wird, bzw. bis zur Löschanfrage durch den Server-Administrator.

3.5 Referenznennung von Servern, die FiveBase nutzen

Wir behalten uns vor, Discord-Server, die den FiveBase-Bot nutzen, auf unseren Websites, im Dashboard oder in Werbe-/Referenzbereichen als Beispiel oder Vorschau zu nennen. Dies dient dazu, die Nutzung von FiveBase transparent darzustellen und anderen Interessenten zu zeigen, welche Server bzw. Fraktionen FiveBase bereits einsetzen.

Dabei können insbesondere folgende öffentlich sichtbare oder technisch notwendige Serverdaten angezeigt werden:

• Discord-Servername
• Server-Icon bzw. Logo, sofern öffentlich sichtbar
• ungefähre Servergröße oder Mitgliederzahl
• allgemeiner Hinweis, dass FiveBase auf diesem Server genutzt wird
• optional ein öffentlicher Invite-Link, sofern dieser öffentlich verfügbar ist oder vom Server bereitgestellt wurde

Es werden dabei keine vertraulichen Inhalte veröffentlicht. Insbesondere werden keine Ticket-Inhalte, Bewerbungsantworten, Personalakten, Stempelzeiten, Verwarnungen, Abmahnungen, Urlaubsanträge, internen Channel-Inhalte oder sonstige personenbezogene Verwaltungsdaten öffentlich angezeigt.

Zweck: Darstellung von Referenzen, Produktvorschau, Vertrauensaufbau und Bewerbung von FiveBase.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Außendarstellung und Vermarktung des Dienstes). Soweit ein Serverbetreiber ausdrücklich Daten oder Inhalte zur Veröffentlichung bereitstellt, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Serverbetreiber können der öffentlichen Darstellung ihres Servers jederzeit widersprechen. Eine formlose Nachricht an support@5base.de oder über unseren Discord-Support genügt. Nach Eingang des Widerspruchs entfernen wir den Server aus öffentlichen Referenzbereichen innerhalb angemessener Zeit.

Die Referenzdarstellung ist freiwillig widerrufbar und betrifft ausschließlich öffentliche bzw. technisch notwendige Serverinformationen. Interne Verwaltungsdaten aus FiveBase werden hierfür nicht genutzt.